Cómo montamos una startup y levantamos inversión sin conocernos

Comunicación asíncrona es la clave de una cultura de trabajo remoto en una startup

Lee esto si:

  • Quieres tener una cultura remote first en tu startup (de verdad).

  • Quieres comenzar un emprendimiento y no conoces aún a tus socios/as.

  • Quieres mantener la cultura remota que llevan trabajando en la pandemia

Autor: José Tomás Lobo, co-founder de cuentamono.com / jt@cuentamono.com


Domingo, 05 Julio, 2020. Salomón llamado:

  • “¿Aló?” 

  • “Tommy, ¿viste tu mail?

  • “No, estoy con pésima señal. ¿Qué pasó?”

  • “¡Levantamos la inversión, huevón! ¡Estamos!”

Ese fue el llamado un domingo por la tarde de mi socio Salomón Zarruk, que correspondía a la confirmación de que habíamos conseguido la inversión para lanzar Mono. En todo el tiempo que estuvimos trabajando en eso, nunca dejé de actualizar el mail en el celular por si llegaba ese bendito mensaje. Habíamos trabajado duro todo ese tiempo haciendo el levantamiento de capital. Pero justo ese domingo fui a un paseo en un lugar que no había señal. Y bueno, mi amigo Murphy hizo lo suyo.

Escribo sobre esto porque, a diferencia de otros años o épocas, tuvimos que levantar inversión en medio de una pandemia y de la peor crisis económica que nos ha tocado a nuestra generación. El día que empezamos a socializar nuestro deck de inversión fue el mismo día que nos pusieron en lockdown en la ciudad donde estábamos viviendo, con todas las oficinas cerradas y más incertidumbre que nunca frente a inversiones más riesgosas (i.e. Startups). 

(Ver también ‘Cómo rayos consigo mi CTO (spoiler: no en Startup Colombia)’)

Esto no mató nuestra motivación, todo lo contrario, hizo que tuviéramos que adaptar nuestra forma de trabajar. Pero en este blog no les quiero contar esa historia, sino que más bien, del desafío que vino después: montar una startup 100% remota. Bajo los sabios consejos de nuestro CTO y co-founder, Sebastián Ortiz, creamos una cultura de trabajo remota con comunicación asíncrona. 

“Pero José Tomás, para una startup estar remoto es mucho más fácil! Las reuniones son más eficientes y el tiempo se usa mejor”

Si bien eso es puede ser correcto, la magia en montar una cultura remota está en las buenas prácticas que implementamos (y seguimos implementando). Pensar que solamente por el hecho de estar remoto puedes ser más productivo porque no se pierde tiempo “en el café o el chismoseo” de la oficina es ingenuo.

Y ahora es cuando esto cobra más sentido. Luego de la pandemia, continuar con el trabajo remoto es una opción muy atractiva para muchas startups. Y para eso, poder adoptar una cultura de trabajo remoto para sacarle el mejor provecho a esta situación.

Y eso no es sencillo. Tener una cultura de trabajo remoto requiere de sobre-comunicar, acceso holístico a la información, discusiones asíncronas, entre otras buenas prácticas. Además, es absolutamente necesario tener herramientas que soporten esa cultura. 

“JT… Asíncrono?”

Vamos por partes. Separemos remoto de asíncrono.

Estar remoto significa que, en un mismo tiempo determinado, hay personas que están en un lugar y otras en otro. Una reunión entre dos personas en diferentes partes del mundo puede ser remota, porque no requiere estar presencialmente ahí. Por eso, cuando las startups dicen que son “remote first”, para mi gusto, no está bien definido, ya que deben ser “asynchronous first”.

Asíncrono, por otro lado, es que el tiempo en que suceden dos procesos (por ejemplo, que yo cree un archivo y que el otro lo leyó y entregó su feedback) que son completamente distintos. Esto quiere decir que no estamos coordinados para tener una reunión en una zona horaria determinada, sino que más bien trabajamos por alcanzar un objetivo común en diferentes tiempos y con diferentes acciones bajo esa meta.

Bueno, JT, yo ya llevo casi todo el 2020 trabajando remoto, no quiero saber más del asunto...

Justamente aquí es cuando toman mayor importancia las buenas prácticas entre los equipos y las herramientas que soporten esas prácticas. Algunas empresas como Apple han decidido volver a la oficina. Otras como Google, optaron por un modelo híbrido. Por aquí los amigos de Platzi hicieron un buen análisis al respecto. Para que tenga éxito esa estrategia y no terminemos odiando nuestro trabajo o nuestra casa, hay ciertas reglas de oro que nosotros seguimos desde el inicio que nos dieron buenos resultados y, bueno, que espero les puedan servir. Aunque, la verdad sea dicha, más que reglas son cosas que nosotros hicimos mal y aprendimos a hacerlas mejor. Y para ser más honesto aún, cosas en las que a veces seguimos (o sigo) fallando, pero que por lo menos ya sé que estoy mal y debo mejorar.

(Ver también ‘El Impostor’)

Strike 1: Sobre-comunicar y buscar espacios para la comunicación.

Cuando comenzamos a trabajarle de lleno a Mono, estábamos en zonas horarias bastante diferentes. Sebastián y Juan Camilo en Colombia, y Salomón y yo en Londres, por lo que teníamos 6 horas de diferencia entre ambos lugares. ¿Qué implicaba eso? Que comenzábamos el día a las 8am de Colombia (2pm para nosotros) y la hora de término dependía de cómo fuéramos avanzando. Como buena startup y bajo la guía del crack de nuestro CPO, Juan Camilo Poveda, comenzamos conversando en profundidad con usuarios, haciendo investigación cuantitativa y ejecutando experimentos bajo el método científico. Esto significaba que estábamos conversando hasta tarde sobre cambios en los experimentos, conclusiones, entrevistas, etc. 

Parte de nuestro tablero en Miro, donde pudimos organizar sesiones increíbles de brainstorming, diseño de experimentos, entrevistas con usuarios (muchas) y concluir.

Por supuesto, una vez que Salomón y yo ya nos íbamos a dormir, los otros seguían. Esto implicaba que al día siguiente, había mucha información que se había avanzado. Para no perder tiempo en tratar de entender los cambios que se habían realizado durante la noche, todo lo que se hacía debía ser autoexplicativo. Es decir, entender todos los cambios sin necesidad de preguntar. Un ejemplo es que grabamos las entrevistas con los usuarios (con consentimiento, por supuesto), pero sin compartir las conclusiones. De esta forma, todos podíamos acceder a esta información y sacar insights sin sesgar la opinión, enriqueciendo el proceso.

“Pero JT, eso es lo mejor de dos mundos, no? Tienes muchas horas de trabajo seguidas!”

Si, claro. De nuevo, en el papel es más bonito que en la realidad. Sobre todo en el contexto de estar experimentando, donde vas validando hipótesis, construyendo el experimento y en eso la comunicación es clave (además de ser una etapa muy entretenida de trabajo en equipo).

En eso, a Sebas se le ocurrió implementar “la oficina”. Hicimos un espacio en https://meet.jit.si/ que cuenta con encriptación end to end, que estaba todo el día en uso. Tal como en la oficina, nos conectábamos todo el día y si alguien tenía una duda o quería conversar de algo, simplemente de desmuteaba y preguntaba quién estaba metido.

Logramos discusiones muy interesantes y también a veces compartir cosas fuera del trabajo, que son claves. Para esa etapa inicial, las conversaciones filosóficas de hacia dónde queremos llevar la compañía, cómo avanzar, las mejores prácticas, etc. fueron muy enriquecedoras.

En paralelo a esto, también tomamos ciertas medidas que nos ayudaron a la comunicación asíncrona:

  • Definir espacios del día específicos (agendados) para revisar todos los canales de comunicación. Correo, Slack, comments en Google docs, tareas en Azure, etc.

  • Disponibilizar tu agenda para todos/as y reservar espacios que no quieres ser molestado/a. Si estás disponible, se asume que estás disponible para todo. Hay ejemplos épicos, como el de Juanca, que tiene su espacio reservado para darle comida a Betola, su perrita. 

  • Responsivo. Si alguien taggeo @channel en Slack en un documento creado o alguna acción concreta, una reacción es suficiente para hacerle saber que se vio y no hay más discusión. 

  • Objetivo y agenda: Algo que implementamos como regla es que todas las reuniones deben ir con una agenda y un objetivo claro. Justamente para no caer en el vicio de juntarse por juntarse, y para prepararse antes de una reunión. Aunque sean 1:1. Eso evita la improvisación, deja claras las expectativas previas y le da la posibilidad a la contraparte de adelantarse a los temas para preparar. Si alguien envía un invite sin eso, se rechaza.

(Ver también ‘¿Qué tienen en común estos/as CEOs de startups colombianas?')

Strike 2: Nunca es spam

Ya teníamos nuestro Slack creado, aunque éramos solo los founders. Y en eso, le escribo un mensaje directo a Salomón preguntándole sobre un tema particular que ya ni recuerdo. Él va y me responde “por favor envía todo a general, a no ser que sea algo realmente privado”. Para mí eso significaba mucho spam. No hay peor que ver el Slack repleto de notificaciones en canales que alguien te agregó por si acaso. Y me explicó que al hacer las preguntas o comentarios en un canal público, queda disponible para todos/as. Puede que muchas personas luego pregunten lo mismo, o que alguien está bloqueado porque no ha logrado elaborar aquella pregunta. Cuando se comparten esas dudas y respuestas, el acceso a la información se esparce en toda la organización.

“Ok, JT, pero eso también genera un caos por el exceso de información que no siempre es relevante”

Puede ser. Ahora bien, si lo comparamos con la información irrelevante que uno recibe en reuniones presenciales, la verdad no es tanto. La idea tampoco es traspasar lo malo de un lado hacia el otro, sino lograr sacar lo mejor de cada espacio. Para eso, los conceptos clave que nos sirvieron a nosotros (o key take away para que suene más inteligente) son los siguientes:

  • Seguimos siendo cordiales y saludamos, pero no esperamos a que nos respondan el saludo para enviar la información. Para la comunicación asíncrona es importante asumir por defecto que no van a contestar en ese momento, por lo que el mensaje debe estar claro de principio a fin. 

  • Para lograr esa claridad, un tip es hacer un solo mensaje con toda la información. Y tomarse el tiempo de escribir ese mensaje; enumerando los elementos clave y haciendo las preguntas que quieres que sean respondidas.

  • Taggear a todas las personas involucradas en la pregunta específica que se espera que esa persona resuelva. Si quiero hacerle la primera pregunta a @X y la segunda a @Y, los taggeo por separado, tal como si les estuviera preguntando a su cara.

  • Hacer buen uso de las herramientas de escritura que te permite Slack. Uso de bold, enumeración, código, además del @here o @channel.

  • Dar señales de vida si uno fue taggeado. Responder diciendo que se pensará la respuesta, que no puede responder ahora pero está leído o simplemente reaccionar con un emoji, nos ha servido para saber que hay vida del otro lado y no fue un mensaje hacia el vacío.

  • Continúa la conversación en hilos (threads) 

Ahh, OK JT. Te lo compro, pero no envidio tus notificaciones de Slack la verdad...

Válido. Pero cuando se hace correctamente, la verdad no tanto. Cuando los mensajes son pensados, son claros en su redacción y con el uso correcto del @, no se hace pesado. En Mono profundizamos en esto y, la verdad, nos seguimos equivocando a veces. Particularmente, para los que somos más ansiosos y queremos responder rápido, a veces no pensamos bien esa respuesta. He aprendido a tomarme un par de minutos más antes de responder y hacerlo más ordenado. Por otro lado, cada quien puede editar su configuración de Slack según su orden personal. Y de todas formas, siempre un llamado por WhatsApp para algo urgente también es útil.

Strike 3: Está bien no estar bien

Cuando ya nos volvimos a Latinoamérica y estábamos todos, más o menos, en la misma zona horaria, sentimos que era un momento donde por fin podíamos comenzar a trabajar duro sin problemas de horarios. 

“Claro, ahí se hace todo más fluido”

Sí. Pero también el cambiarse de un país a otro y comenzar a trabajar desde otro lugar también puede pesar. O por lo menos, me pesó a mi. Y en un punto en esa semana, entre el jetlag, el trabajo duro y el cambio de país, ciudad, casa, etc. me pasó la cuenta. Recuerdo que tenía que terminar un landing para uno de los experimentos y no me resultó hacerlo en wordpress y me frustré infinito. Sentía que había perdido uno o dos días enteros de trabajo haciendo algo que quedó mal y que no se podía usar. Ni siquiera había usado ese tiempo para aprender algo nuevo o por último, en descansar. Y eso me liquidó. Entré al daily y les expliqué que había fallado y que no tenía lo que me había comprometido a tener.

Uff, JT…. ¿y te dieron palo?

No. Todo lo contrario. Fue una respuesta tremendamente humana. Y es difícil, porque no somos un equipo que nos conozcamos previamente entre todos o que llevemos años trabajando. Todo lo contrario, cada uno tiene un contacto en común, pero hasta el minuto que escribo esto, no nos conocemos físicamente  entre los cuatro. Pero aún así, fue una respuesta muy amable, haciéndome sentir normal. Y eso acompañado de un feedback honesto con oportunidades de mejora concretas.

Para mí, eso ha sido de las confirmaciones más grandes que estoy en un lugar muy privilegiado, con los mejores socios que podría tener. Siempre es un lujo trabajar con personas que sean más talentosas que uno, y en este caso me siento más lujoso que Elon Musk. 

(Ver también ‘Cómo crear tu startup en Delaware’)

De las buenas prácticas que sacamos en limpio para la buena convivencia remota (remota, no asíncrona), han sido las siguientes

  • Agendar tiempo de bonding: A veces es algo que hay que agendarlo y dejar un encargado/a. Un consejo, es que tenga una estructura que permita lograr ese bonding. Puede sonar aburrido, pero finalmente es para cumplir un objetivo. Finalmente, somos un equipo de alto rendimiento, no una familia.

  • Hacer retrospectivas *siempre*: Es una costumbre muy sana, porque se ve en limpio las cosas que se hicieron bien, pero por sobre todo, para sacar acciones concretas (action items) por cada oportunidad de mejora. Éstas pueden estar atadas a algo emocional o a algo más práctico. Un ejemplo es el uso de la mano levantada de Hangouts, que ha sido muy útil para discusiones apasionadas donde todos/as quieren hablar. Esas retrospectivas van cambiando. A veces vemos cómo nos sentimos, a veces dónde estamos débiles como grupo y a veces nos enfocamos en la priorización de ese mes.

Esto es parte de nuestra experiencia creando una startup sin habernos visto las caras, con trabajo remoto y comunicación asíncrona. Ha sido un tremendo orgullo haber construido esto en plena pandemia y a la vez un desafío del que hemos aprendido bastante. En otras entradas de nuestro blog hablamos sobre la experiencia de levantar capital, los tips, la primera presentación (deck) para enviar a inversionistas, algunos documentos legales y mucho más. Espero que estos tips te sean útiles para su startup.

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